총무관리처가 구축한 공간관리 시스템이 오는 3월 도입을 앞두고 있다. 공간을 개별 소속의 전유물이 아닌 대학의 공적 자원으로 관리하겠다는 취지다.

공간관리 시스템 논의는 지난 2022년부터 4년 넘게 이어져 왔다. 김경태 서울캠 총무관리부처장은 “처음 2년 반 동안은 구성원 간 시스템 필요성을 따지고 논의와 구상이 이뤄졌으며, 이후 1년 반 정도 실질적인 구축 과정을 거쳤다”고 설명했다. 실제 구축은 2024년 말부터 시작됐다. 작년 2월부터 7월까지 약 6개월 동안은 각 건물과 공간에 대한 기존 정보 수집과 도면 정비, 데이터베이스 구축이 이뤄졌다. 현재는 정식 도입에 앞서 실제 공간 사용 현황과 전산이 일치하는지 점검하는 안정화 단계다.

▲공간관리 시스템은 공간을 개별 소속의 전유물이 아닌 대학의 공적 자원으로 관리하겠다는 취지다. (사진=대학주보DB)

공간관리 시스템은 양캠퍼스 공간 정보를 하나의 통합 데이터베이스로 관리하는 웹 기반 시스템이다. 건물명과 호실, 면적, 사용 용도, 사용 주체 등 기존에 여러 부서와 자료에 흩어져 있던 공간 정보를 하나로 묶고, 도면과 연동해 시각적으로 확인할 수 있도록 설계했다. 시스템 내 화면에 띄워진 도면에서 특정 호실을 클릭하면 해당 공간의 용도와 사용 현황을 바로 확인할 수 있다.

공간대여도 가능하다. 다만 모든 공간이 동일하게 개방되지는 않는다. 사용자의 신분이나 목적에 따라 접근 가능한 정보 수준이 달라지는데, 실제 공개 범위와 대여 승인 절차는 호실별 비품 관리, 단과대별 운영 상황을 고려해 단계적으로 조정될 계획이다.

공간 배정 원칙을 위한 공간관리 규정도 새로 제정된다. 앞으로는 규정에 근거한 기준에 따라 공간 배정이 이뤄질 계획이다. 배정 기준에는 학생 및 교원 수, 연구비 수주 규모, 실제 사용 면적과 기준 면적 등이 포함된다.

김 부처장은 “이전까지는 그때그때 상황을 봐서 정성적으로 공간 배정이 이뤄져 공간 배정에 어떠한 기준이 있다고 보긴 어려웠지만 앞으로는 정량적인 기준을 가지고 배정할 것”이라 밝혔다.

한덕영 서울캠 총무관리처장은 “학생과 교원 등 대상별로 공개 가능한 정보의 범위가 달라질 수 있어 관련 사항은 공간관리위원회를 통해 논의할 예정”이라고 말했다. 이어 “공간관리 규정이 제정되면 기준에 맞춰 시스템 도입도 함께 진행할 것”이라고 덧붙였다.

정식 도입은 오는 3월을 목표로 하고 있다. 정식 도입 시에는 ▲단과대별 공간 사용 현황 ▲향후 공간 배정 및 조정 ▲학생 수 ▲교원 수 ▲이용률 등 정량적 지표를 참고할 수 있게 된다. 특정 단과대나 학과에 배정된 공간이라 하더라도 필요에 따라 다른 단과대가 활용할 수 있도록 조정할 방침이다. 공간을 개별 소속의 전유물이 아닌 대학의 자원으로 관리하겠다는 셈이다.